SharePoint2010文档归档策略(2)-从放置库转移到自己定义的文档库

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提交点数:使用此信息设置其他网站或电子邮件消息软件,以将内容发送到此网站这个就是前面我们配置好的发送连接,如下图:

前言

最近项目用户需要提供文档按照日期或标题关键字进行对应的文档归档操作,为了实施这个操作,需要准备2个文档库,我这里准备了如下文档库:

1、 测试文档库:在测试文档中上传几篇文档,如下图:

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2、 我的归档库,如下图

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3、 放置库,如下图

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注意:这个放置库如何出来,请看下面的如何配置放置库章节

进入【网站内容类型信息】-【添加栏目】,如下图:

配置外部服务连接

打开管理中心站点-【一般应用程序设置】-【配置“发送”至连接】,如下图:

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如果目标位置已经存在同名文件,那么下面的选项将决定内容管理器如何处理这种情况。但是如果管理员选择了使用版本控制,但目标文档库又并未启用版本控制功能,那么内容管理器仍然是使用自动在文件名后面添加唯一字符的方式,来进行处理。
如下图:

创建网站内容类型

打开【网站设置】-【网站内容类型】,如下图:

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进入后点新建,如下图:

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选择好父类型和组,因为这里是文档方面的,我这里设置如下:

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设置完毕后保存。

为此内容类型创建一个栏目:创建时间,如下图:

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可以看到创建时间,如下图:

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如果选中了“允许规则将其他网站指定为目标位置”选项,那么在规则中,就能将上载的文档移动到其他网站。但是其他网站的目标位置,必须事先由管理员在“管理中心

配置策略

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归档过程

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4、
在【我的文档库】也添加内容类型【自定义文档策略内容类型】,操作方法如上。

配置放置库

放置库是这次归档过程的跳板,利用放置库的策略进行跳板归档,sharepoint2016默认没有开启放置库,因此需要进行相应配置进行开启。具体操作如下:

1、 打开【网站操作】-【管理网站功能】,如下图:

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2、 进入后,开启【内容管理器】的Feature,如下图:

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开启完毕后,放置库自动创建并显示出来。这样放置库配置完毕。

l 从现有网站栏添加:从现有栏中添加,这里不多说

总结

注意这个2策略的时间点。

1、 从我的测试文档库——》放置库,这个策略要定制好

2、 从放置库——》归档库。这个策略要定制好

3、 该方案同样适用于sharepoint2013和sharepoint2010

威尼斯官方网站登录,第五章测试效果图

1、 在我的文档库添加【自定义文档策略内容类型】的文档,如下图:

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2、 添加文档库名称叫【我的测试文档】如下图:

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保存文档。

3、 回到【我的文档库】签入改文档如下图:

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4、
手工模拟发送连接(为了加快速度,手工模拟,正式的时候可以自动自行),如下图:

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注意:正式的使用的时候可以采用定期执行的方式来执行发送连接如下图:

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5、 查看【历史文档库】如下图:

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配置发送连接

把刚才配置好的发送连接配置给我的测试文档库,如下图,打开库设置-信息策略设置,如下图:

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注意:从我的测试文档库到放置库的策略是根据创建时间超过1天的,如下图:

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归档操作

打开测试文档库,删除文档类型,增加我的归档内容类型,如下图:

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上传文档,设置创建时间为2016-08-25,这个跟我们开始至的放置库的策略一样,如下图:

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执行发送,如下图:

威尼斯官方网站登录 31正在处理。。。

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打开我的归档库,直接可以到从把文件从我的测试文档库归档到归档文档库中,如下图:

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而放置库此时只是过渡过去,我们去看看放置库,是不是没有存文档,如下图:

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3、 新建一个【历史文档库】来存放策略定义好的文档归档,如下图:

配置放置库策略

配置放置库策略,这个默认的放置库策略只有按照标题和文档名称进行策略配置,提交【网站设置】-【内容管理器规则】,如下图:

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我这里【按照目标分组】进行规则设置,如下图:

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新建项目,这个默认的内容类型选择【文档内容类型】,如下图:

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往下看规则条件,我们无法看到根据时间去设置规则,只有根据文档名称和标题,是不是不满足客户的需求,如下图:

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设置要归档的目标文档库,这里为【我的归档】文档库,如下图:

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看到这里怎么办呢,没有根据时间来设置规则。其实很简单。我们自己创建内容类型吧。

我们来设置新的内容类型。因为大家看到我们这次归档的放到我的归档库里,因此在我的归档库里,找到内容类型,具体操作如下

1) 找到放置库-库设置,设置允许类型类型,找到库设置的高级设置,如下图:

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保存

2)
设置文档库的内容类型,把上面新建的【我的归档内容类型】添加进去,库设置-内容类型,如下图:

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添加过去保存即可,如下图:

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确定即可

注意:依次把这个内容类型加入到【我的测试文档】和【放置库文档】中去。

3)、此时我们再来设置放置库的策略,打开【内容管理器规则】,如下图:

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l 从新网站栏添加:添加【文档创建时间】,如下图:

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保留文档的审核日志和属性,有助于在记录管理中对文档进行持续管理。如下图:

确定后,添加我们新建的内容类型【自定义文档策略内容类型】到改文档库中来。如下图:

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l “规则管理员”可以让管理员指定哪些人可以设置内容管理器规则,如下图:

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点【添加新项目】,选择创建时间【小于或等于今天】的文档则归档到【历史文档库】,如下图:

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